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Chargé des Moyens Généraux

Le Chargé des Moyens Généraux est responsable de la gestion et de la coordination des services
généraux de l'entreprise, avec un fort accent sur la satisfaction des clients internes. Il/elle veille à
l’application des conditions du General Occupancy Service Agreement en coopération avec le bailleur,
et à l’optimisation des ressources matérielles et logistiques. Il/elle assure également la gestion des
contrats de prestataires et des relations avec les fournisseurs.

Mission Principales :

1. Gestion des Services Généraux :

• Superviser les services de nettoyage, de restauration et de transport pour garantir un  environnement de travail agréable et fonctionnel.
• Assurer la gestion des équipements et des fournitures de bureau, en veillant à ce que les besoins des clients internes soient satisfaits rapidement et efficacement.
• Garantir le bon fonctionnement et l'entretien des espaces de travail, en répondant aux demandes et aux préoccupations des employés.
• Assurer un environnement de travail propre et ordonné pour tous les occupants à tout moment, en minimisant les risques et les dangers dus à une mauvaise gestion de la propreté.

2. Application du General Occupancy Service Agreement:

• Veiller au respect des conditions d'occupation des locaux selon l'accord avec le bailleur, en tenant compte des besoins des clients internes. 
•  Coordonner avec le bailleur pour s'assurer de la bonne maintenance et gestion des infrastructures, en minimisant les perturbations pour les employés.
• Gérer les communications et les relations avec le bailleur pour toute question liée aux locaux, en tenant les clients internes informés des développements pertinents.

3. Gestion du Parc Automobile:

• Coordination avec les prestataires de location longue durée pour la gestion du parc automobile, en assurant la disponibilité et la fiabilité des véhicules pour les employés.
• Suivi du kilométrage des véhicules en LLD avec la production d'un rapport kilométrique mensuel, en informant les utilisateurs des véhicules de tout dépassement.
• Gestion des contrats de location, incluant la programmation des prorogations de contrat ou le renouvellement des véhicules, en tenant compte des besoins des utilisateurs.
• Suivi des pannes, des réparations et de l'état de restitution des véhicules, en assurant une communication transparente avec les utilisateurs.
• Gestion des cartes carburant NAFTAL, incluant le suivi des rechargements et la gestion du  compte NAFTAL, en veillant à ce que les utilisateurs aient un accès ininterrompu au carburant.
• Gestion des coûts de carburant et identification des moyens de réduction des dépenses.
• Être un excellent communicateur qui peut collaborer de manière transversale avec tous les services de l’entreprise, des cadres dirigeants aux conducteurs et aux parties prenantes clés, en interne comme en externe.

4. Suivi Administratif et Financier des Prestations de Voyage :

• Suivi de la billetterie pour les voyages professionnels, incluant la réservation, l'achat et la gestion des billets, en assurant une expérience de voyage fluide pour les employés.
• Vérification de la conformité des factures liées aux voyages et autres dépenses, en tenant les employés informés de l'état de leurs demandes.

5. Gestion des Événements :

• Organisation et gestion des événements internes tels que les Town Halls, brunchs, et services de catering, en assurant une expérience positive pour les participants.
• Coordination des événements professionnels tels que les Business Days ou autres, en veillant à ce que les besoins des participants soient satisfaits.

6. Gestion du Matériel de Bureau et de la Papeterie :

• Gestion des commandes de matériel de bureau et de papeterie, incluant la réception des commandes et la vérification de leur conformité, en assurant une disponibilité continue pour les employés.
• Suivi des stocks de fournitures de bureau et de papeterie, et réapprovisionnement en temps opportun pour éviter les ruptures de stock, en tenant compte des besoins des clients internes.
• Gestion des demandes de cartes de visite, incluant la validation et la commande, en répondant rapidement aux besoins des employés.

7. Gestion de l'Inventaire :

• Effectuer des inventaires réguliers des équipements, fournitures et autres actifs de  l'entreprise.
  Maintenir à jour les bases de données d'inventaire et assurer la traçabilité des biens. 
• Identifier les besoins de remplacement ou de réparation des équipements et en informer les  parties concernées.
• Assurer la conformité des inventaires avec les politiques internes et les exigences  réglementaires. 

Profil Recherché:

- Maîtrise des outils de gestion des services généraux et des logiciels de gestion
- Connaissance des normes de gestion des services généraux.
- Compétences Techniques : Connaissance en véhicules ou mécanique automobile
- Expérience : Minimum de 3 années d'expérience dans un poste similaire.
- Formation : Diplôme en gestion, administration, logistique ou domaine connexe.