Halkorb RH, cabinet agréé par l’État, recrute pour le compte de son client une multinationale dans le secteur pharmaceutique, Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e).

Mission du poste :

• Vous assistez le département financier dans la gestion administrative courante : gestion des appels, gestion du courrier, tenue des agendas et planification des réunions et déplacements. 
• Vous gérez et maintenez à jour la documentation financière, (contrats, factures, relevés bancaires, dossiers fournisseur/client, etc.). 
• Vous assurez que toutes les informations financières sont correctement archivées, classées et facilement accessibles. 
• Vous effectuez des tâches de suivi telles que la préparation des présentations, la prise de notes lors des réunions et la distribution des informations pertinentes au sein de l'équipe.
• Vous aidez à l'optimisation des processus administratifs et financiers en proposant des améliorations et en mettant en œuvre des outils ou des systèmes efficaces.
• Vous traitez les demandes internes et externes, fournissez des informations et apportez un soutien administratif aux différents départements de l'entreprise.
• Vous veillez au respect des politiques et des procédures internes de l'entreprise en matière de confidentialité et de sécurité des informations financières.
• Vous gérez le stock de fournitures administratives, de nettoyage & de cuisine.
• Vous suivez la consommation, la gestion des commandes et la coordination avec les fournisseurs ;
• Vous coordonnez et suivez la gestion de flotte de véhicules et du parc téléphonie mobile en coordination avec les ressources humaines et l’IT. 
• Vous intervenez dans la rédaction, traduction et archivage des documents juridiques tels que les contrats, conventions., en assurant l’archivage et la mise à jour, dans le respect des règles de confidentialité. 
• Vous assistez le directeur financier dans la gestion administrative du personnel : (i) Démarches administratives et déclaratives, (ii) production des documents administratifs (attestations de travail, relevé des émoluments…etc.)
• Vous assistez le contrôleur financier dans la vérification des éléments de paie et soumission de celle-ci à la validation du Directeur Financier. 
• Vous tenez le bureau d’ordre, la caisse régie : réception, enregistrement et archivage des factures et réclamations fournisseurs. 
• Vous préparez des mises en paiement en collaboration avec le service comptabilité et soumission à validation de la direction finances. 
• Vous constituez, mettez à jour et archivez des dossiers fournisseur et tenez le Master File fournisseur en collaboration avec le service Achats. 
• Vous collaborez avec l'équipe financière pour la préparation des documents fiscaux et l'assistance lors des audits.
• Vous collaborez avec les départements internes pour la collecte et l'analyse des données financières.
• Vous assistez le contrôleur financier dans la production des Reportings périodiques (de la collecte des données financières, leur vérification et la préparation des tableaux de bord et présentations) ;
• Vous assistez le contrôleur financier dans la construction budgétaire et son suivi.
• Vous assistez le responsable comptable dans la coordination des activités liées à la conformité fiscale et réglementaire.
• Vous collaborez avec les équipes internes pour soutenir les projets spécifiques du département financier.

Profil recherché :

• Vous êtes titulaire d'un diplôme en finances, comptabilité, gestion des affaires ou dans un domaine connexe.
• Vous avez une expérience au préalable en tant qu'assistant administratif ou financier, de préférence dans un environnement multinational.
• Vous avez des connaissances solides des principes comptables et financiers.
• Vous avez une maitrise avancée en bureautique, notamment Excel, Word et PowerPoint.
• Vous gérez efficacement les tâches multiples et à respecter les délais.
• Vous avez d’excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Vous avez le souci du détail et aptitude à travailler avec précision.